লিয়াজোঁ অফিস (Liaison Office) অথবা শাখা অফিস (Branch Office

লিয়াজোঁ অফিস (Liaison Office) অথবা শাখা অফিস (Branch Office)
বাংলাদেশে কোনো বিদেশি কোম্পানি ব্যবসায়িক কার্যক্রম পরিচালনা বা প্রতিনিধিত্বমূলক কার্যক্রম পরিচালনার উদ্দেশ্যে লিয়াজোঁ অফিস (Liaison Office) অথবা শাখা অফিস (Branch Office) স্থাপন করতে পারে। এ ধরনের অফিস স্থাপনের জন্য প্রথমে Bangladesh Investment Development Authority (BIDA)-এর পূর্বানুমোদন গ্রহণ করতে হয়। লিয়াজোঁ অফিস মূলত বাজার গবেষণা, সমন্বয়, যোগাযোগ ও কোম্পানির প্রতিনিধিত্বমূলক কাজ করতে পারে, তবে বাংলাদেশে সরাসরি কোনো বাণিজ্যিক কার্যক্রম পরিচালনা বা আয় করতে পারে না। অপরদিকে শাখা অফিস অনুমোদিত কার্যক্রমের আওতায় ব্যবসা পরিচালনা, চুক্তি সম্পাদন এবং আয় করতে পারে। আবেদন করার সময় মূল কোম্পানির Certificate of Incorporation, Memorandum and Articles of Association, Board Resolution, Audited Financial Statement, পরিচালক তালিকা এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় কাগজপত্র যথাযথভাবে সত্যায়িত করে BIDA-তে জমা দিতে হয়। অনুমোদন প্রাপ্তির পর প্রয়োজন অনুযায়ী Registrar of Joint Stock Companies and Firms (RJSC), বাংলাদেশ ব্যাংক, TIN, VAT ও অন্যান্য আইনগত আনুষ্ঠানিকতা সম্পন্ন করতে হয়।

Stpe-1: BIDA অনুমোদন গ্রহণ

বাংলাদেশে কোনো বিদেশি কোম্পানি Liaison Office (প্রতিনিধি অফিস) স্থাপন করতে চাইলে প্রথমে কোম্পানিকে প্রয়োজনীয় কর্পোরেট ডকুমেন্ট যেমন Certificate of Incorporation, Memorandum and Articles of Association (MOA & AOA), Board Resolution, সর্বশেষ Audited Financial Statement, Parent Company-এর Profile এবং প্রস্তাবিত কার্যক্রমের বিবরণ প্রস্তুত করতে হবে। পরবর্তীতে এসব কাগজপত্র নিজ দেশের Notary Public এবং বাংলাদেশ দূতাবাস/হাইকমিশন কর্তৃক সত্যায়ন (Attestation) করতে হবে। এরপর Bangladesh Investment Development Authority (BIDA)-এর নির্ধারিত ফরমে আবেদন করে Liaison Office স্থাপনের অনুমোদন গ্রহণ করতে হবে।
বাংলাদেশে কোনো বিদেশি কোম্পানি Liaison Office অথবা Branch Office স্থাপনের জন্য নির্ধারিত ফরম্যাট অনুযায়ী মোট ৫ (পাঁচ) সেট আইনগত/কর্পোরেট ডকুমেন্টস যথাযথ কর্তৃপক্ষের নিকট দাখিল করতে হয়। এর মধ্যে ২ (দুই) সেট Bangladesh Investment Development Authority (Bangladesh Investment Development Authority – BIDA) সংরক্ষণ করে।

Steps-2 Foreign Currency (FC) Account
অবশিষ্ট ১ (এক) সেট নির্ধারিত Schedule Bank-এর নিকট জমা দিতে হয়, কারণ অনুমোদন প্রাপ্তির পর উক্ত ব্যাংকে কোম্পানির নামে Foreign Currency (FC) Account খুলতে হয়। বাংলাদেশে কোনো বিদেশি কোম্পানি Liaison Office বা Branch Office স্থাপনের অনুমোদন পাওয়ার পর নির্ধারিত Schedule Bank-এ একটি Foreign Currency (FC) Account খুলতে হয়। উক্ত FC Account খোলার জন্য সাধারণত নিম্নোক্ত কাগজপত্র ব্যাংকে জমা দিতে হয়:
(১) Parent Company-এর Board Resolution অথবা Board Meeting Resolution, যেখানে বাংলাদেশে অফিস পরিচালনা ও ব্যাংক হিসাব খোলার অনুমোদন উল্লেখ থাকবে;
(২) বিদেশি কোম্পানির ১ (এক) সেট legal corporate documents, যেমন Certificate of Incorporation, Memorandum and Articles of Association এবং অন্যান্য incorporation documents;
(৩) বাংলাদেশে নিযুক্ত Country Director/Chief Representative-এর Appointment Letter, তার Curriculum Vitae (CV) এবং passport size photograph; এবং
(৪) ব্যাংকের KYC compliance requirements অনুযায়ী অন্যান্য supporting documents। এসব কাগজপত্র যাচাই শেষে সংশ্লিষ্ট ব্যাংক Foreign Currency Account চালুর অনুমোদন প্রদান করে।
 Foreign Currency (FC) Account-
পরবর্তী ধাপে, বিদেশি কোম্পানিকে বাংলাদেশে খোলা নিজস্ব Foreign Currency (FC) Account-এ ন্যূনতম USD 50,000 (Fifty Thousand US Dollar) বৈদেশিক মুদ্রা হিসেবে remit বা জমা প্রদান করতে হয়। উক্ত অর্থ বিদেশ থেকে বৈধ banking channel-এর মাধ্যমে প্রেরণ করতে হবে।
 Bank Encashment Certificate
অর্থ জমা হওয়ার পর সংশ্লিষ্ট Schedule Bank জমাকৃত বৈদেশিক মুদ্রা গ্রহণ ও রূপান্তর সংক্রান্ত একটি Encashment Certificate ইস্যু করবে। এই Encashment Certificate পরবর্তীতে বাংলাদেশে অফিস পরিচালনা, regulatory compliance এবং সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নিকট প্রয়োজনীয় প্রমাণপত্র হিসেবে ব্যবহৃত হয়।

 Steps-3: Required Documents and Process for Submission to (BIDA)
পরবর্তীতে বিদেশি কোম্পানিকে পুনরায় Bangladesh Investment Development Authority (BIDA)-এ উপস্থিত হতে হবে এবং পূর্বে প্রাপ্ত অনুমোদনের শর্ত পূরণের প্রমাণস্বরূপ প্রয়োজনীয় কাগজপত্র দাখিল করতে হবে
Step–1: Submission of Embassy Attested Legal Documents
বিদেশি কোম্পানিকে সংশ্লিষ্ট দেশের প্রযোজ্য corporate documents যেমন Certificate of Incorporation, Memorandum and Articles of Association, Board Resolution, Power of Attorney এবং অন্যান্য required legal documents সংশ্লিষ্ট দেশের বাংলাদেশ দূতাবাস/Embassy কর্তৃক attested করে Bangladesh Investment Development Authority (BIDA)-এ দাখিল করতে হবে।
Step–2: Submission of Encashment Certificate and USD 50,000 Remittance Proof
বাংলাদেশে খোলা Foreign Currency (FC) Account-এ ন্যূনতম USD 50,000 (Fifty Thousand US Dollar) remit করার পর সংশ্লিষ্ট Schedule Bank হতে প্রাপ্ত Encashment Certificate BIDA-তে জমা দিতে হবে।
Step–3: Submission of Forwarding Letter
Parent Company বা authorized representative-এর পক্ষ থেকে একটি Forwarding Letter প্রস্তুত করে BIDA-তে submit করতে হবে, যেখানে submitted documents ও application processing বিষয়ে উল্লেখ থাকবে।
Step–4: Country Director Information Submission (Online and Hard Copy)
বাংলাদেশে নিয়োজিত Country Director/Chief Representative-এর Bio-data/CV, passport size photograph এবং appointment related documents প্রথমে BIDA online portal-এ upload করতে হবে এবং পরবর্তীতে একই documents-এর hard copy BIDA-তে জমা দিতে হবে।
Step–5: BIDA Internal Meeting and Issuance of Certificate
সমস্ত documents যাচাইয়ের পর BIDA internal meeting অনুষ্ঠিত হবে। meeting-এ approval final হলে BIDA due process অনুসরণ করে কোম্পানির নামে প্রয়োজনীয় Certificate/Operational Permission ইস্যু করবে।
Step–6: Registration with RJSC within One Month
BIDA certificate প্রাপ্তির পর কোম্পানিকে ১ (এক) মাসের মধ্যে Registrar of Joint Stock Companies and Firms (RJSC)-এর নিকট required documents দাখিল করে registration process সম্পন্ন করতে হবে, যা বাংলাদেশে আইনগতভাবে কার্যক্রম পরিচালনার জন্য বাধ্যতামূলক।

 Steps-4: Required Documents to Registrar of Joint Stock Companies and Firms (RJSC)
BIDA approval certificate প্রাপ্তির পর বিদেশি কোম্পানিকে বাংলাদেশে registration-এর জন্য RJSC-তে নিম্নোক্ত documents দাখিল করতে হবে:
1. Embassy Attested Legal Documents – Parent Company-এর incorporation সংক্রান্ত সকল legal documents-এর ১ (এক) সেট, যা সংশ্লিষ্ট দেশের Bangladesh Embassy/authorized authority কর্তৃক attested হতে হবে।
2. Prescribed RJSC Forms – নির্ধারিত ৫ (পাঁচ) সেট Form No. 38, Form No. 39 এবং Form No. 40 যথাযথভাবে পূরণ করে দাখিল করতে হবে।
3. Bangladesh Investment Development Authority (BIDA) Approval Certificate – BIDA কর্তৃক ইস্যুকৃত approval/permission certificate-এর copy জমা দিতে হবে।
4. Encashment Certificate – বাংলাদেশে Foreign Currency (FC) Account-এ remit করা USD 50,000 (Fifty Thousand US Dollar)-এর বিপরীতে সংশ্লিষ্ট Schedule Bank হতে প্রাপ্ত Encashment Certificate জমা দিতে হবে।
5. Country Director Information – বাংলাদেশে নিয়োজিত Country Director-এর Bio-data/CV, passport size photograph এবং required identification documents দাখিল করতে হবে।
উপরোক্ত সকল papers যথাযথভাবে signed and executed করে RJSC-তে জমা প্রদান করতে হবে।
Step–2: Online Submission Process within Two Working Days
Hard copy documents submission-এর পর ২ (দুই) কার্যদিবসের মধ্যে RJSC online portal-এ applicant-এর personal ID দিয়ে login করতে হবে। এরপর Foreign Company Registration option select করে required information পূরণ করে online submission complete করতে হবে।
এই registration process-এ Name Clearance Certificate প্রয়োজন হয় না, কারণ foreign company registration-এর ক্ষেত্রে direct online submission করার বিধান রয়েছে
Final Step: Registrar of Joint Stock Companies and Firms (RJSC) Registration and Operational Compliance
Step–1: Registration with RJSC and Filing Certificate
BIDA final approval certificate প্রাপ্তির পর বিদেশি কোম্পানিকে নির্ধারিত documents দাখিল করে RJSC-তে registration সম্পন্ন করতে হবে। সকল documents যাচাইয়ের পর RJSC কোম্পানির registration complete করে Certificate of Filing ইস্যু করবে, যা বাংলাদেশে কোম্পানির আইনগত registration-এর প্রমাণ হিসেবে গণ্য হবে।
Step–2: Tax and Business Registration Compliance
RJSC registration সম্পন্ন হওয়ার পর কোম্পানিকে প্রয়োজনীয় statutory compliance হিসেবে TIN (Tax Identification Number) এবং BIN (Business Identification Number / VAT Registration) সংগ্রহ করতে হবে।
Step–3: Submission to Bank for Operational Activation
পরবর্তীতে কোম্পানিকে Certificate of Filing, TIN Certificate, BIN Certificate এবং অন্যান্য required documents সংশ্লিষ্ট commercial bank-এ জমা দিতে হবে, যাতে কোম্পানির banking operation সম্পূর্ণভাবে সক্রিয় করা যায়।
Step–4: Issuance of Cheque Book by Bank
সকল documents যথাযথভাবে যাচাইয়ের পর সংশ্লিষ্ট bank কোম্পানির operational account fully activate করবে এবং account পরিচালনার জন্য Cheque Book প্রদান করবে। এর মাধ্যমে বাংলাদেশে foreign company-এর operational financial activities আনুষ্ঠানিকভাবে শুরু করা যাবে।